Verantwortliche für Veranstaltungstechnik (VfV): Aufgaben, Qualifikation und Pflichten

Sobald in einer Versammlungsstätte Bühnen-, Studio- oder Beleuchtungstechnik im Spiel ist, verlangt die Musterversammlungsstättenverordnung (MVStättVO) eine klar benannte Person, die dafür geradesteht: die oder den Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik, kurz VfV. Die Rolle ist in §39 (Qualifikation) und §40 (Aufgaben und Pflichten) geregelt — und sie gehört zu den wenigen Funktionen, die eine Veranstaltung im Zweifel stoppen dürfen.

Wer darf VfV sein? (§39 MVStättVO)

VfV ist keine Funktion, die man einfach „mit übernimmt“. §39 nennt abschließend, wer die Rolle ausfüllen darf — sinngemäß:

• Geprüfte Meister für Veranstaltungstechnik der jeweiligen Fachrichtung (Bühne/Studio, Beleuchtung, Halle),
• Hochschulabsolventen der Fachrichtung Theater- oder Veranstaltungstechnik mit mindestens einem Jahr Berufserfahrung,
• Personen mit einem als gleichwertig anerkannten Befähigungszeugnis.

Die MVStättVO ist eine Musterverordnung — maßgeblich ist die jeweilige Versammlungsstättenverordnung des Bundeslandes. Die Grundstruktur ist aber überall gleich: Die Qualifikation ist nachzuweisen, nicht nur zu behaupten.

Was macht der VfV? (§40 MVStättVO)

Die Kernpflichten lassen sich auf drei Punkte verdichten:

• Sicherheit und Funktion der Technik gewährleisten — der VfV muss mit den bühnen- und beleuchtungstechnischen Einrichtungen der Stätte vertraut sein und deren sicheren Betrieb sicherstellen.
• Auf- und Abbau leiten und überwachen (§40 Abs. 2) — gerade in diesen Phasen passieren die meisten Unfälle: hängende Lasten, offene Bühnenkanten, provisorische Stromverteilung.
• Anwesend sein — während Auf- und Abbau, Proben und Veranstaltung, soweit bühnentechnische Einrichtungen bewegt oder betrieben werden. Ein VfV „auf Abruf“ am Telefon erfüllt die Pflicht nicht.

Dazu kommen die Prüfpflichten aus der Unfallverhütung: Nach DGUV Vorschrift 17 (§§33/34) sind bühnentechnische Einrichtungen regelmäßig zu prüfen und die Prüfungen zu dokumentieren — in der Praxis landet diese Dokumentation fast immer beim VfV.

Bühne und Licht getrennt: §40 Abs. 3

Bei Großbühnen bzw. Szenenflächen über 200 m² und bei großen Veranstaltungen reicht ein VfV nicht mehr: Dann müssen ein VfV der Fachrichtung Bühne/Studio und einer der Fachrichtung Beleuchtung getrennt benannt und anwesend sein. Bei kleineren Szenenflächen lässt die Verordnung — je nach Landesrecht — unter bestimmten Voraussetzungen auch erfahrene Fachkräfte für Veranstaltungstechnik oder eine aufsichtführende Person zu. Wer unsicher ist, welche Stufe gilt, sollte das vorab mit der Bauaufsicht klären und im Sicherheitskonzept festhalten.

Befugnisse: Freigabe, Sperrung, Abbruch

Der VfV ist nicht nur ausführende Fachkraft, sondern hat echte Entscheidungsgewalt: Er gibt technische Einrichtungen frei oder sperrt sie und kann den Betrieb bei Mängeln untersagen. Deshalb gehört er in den gängigen Strukturen zu den Abbruch-Entscheidern und in den Krisenstab. Wichtig: Der VfV ist der Stätte bzw. dem Betreiber zugeordnet — nicht der Tonfirma, nicht der Agentur. Er ist damit auch gegenüber externen Technikdienstleistern weisungsbefugt, soweit es um die Sicherheit geht.

VfV, Veranstaltungsleitung und Technische Leitung — die Abgrenzung

• Die Veranstaltungsleitung (§38) verantwortet die Sicherheit der Veranstaltung insgesamt — Besucher, Rettungswege, Zusammenspiel aller Dienste.
• Der VfV (§§39–40) verantwortet die Veranstaltungstechnik und deren sicheren Betrieb.
• Die Technische Leitung nach DIN 15750 koordiniert die Technik-Gewerke organisatorisch. In kleineren Produktionen fallen VfV und Technische Leitung oft in eine Person — das ist zulässig, solange die Qualifikation passt.

Typische Fehler in der Praxis

• Der VfV steht nur auf dem Papier und ist beim Abbau nicht mehr vor Ort.
• Keine Vertretung benannt — fällt der VfV aus, darf formal nicht weitergebaut werden.
• Bei großen Bühnen nur ein VfV statt getrennt für Bühne und Licht.
• Prüfprotokolle nach DGUV V17 fehlen oder liegen nur beim Dienstleister.

Wer diese Rolle für eine einzelne Produktion extern besetzen muss: Ayke Bröcker — Entwickler von EventCommand — arbeitet selbst als Meister für Veranstaltungstechnik und übernimmt die VfV-Verantwortung vor Ort.