Abbruch-Entscheider bei Veranstaltungen: Wer entscheidet, wenn’s kritisch wird?

Ein Unwetter zieht auf, eine Bühnenkonstruktion zeigt Auffälligkeiten, die Kapazität wird überschritten: In solchen Momenten zählt jede Minute — und trotzdem muss klar sein, wer die Entscheidung treffen darf, die Veranstaltung abzubrechen. Wird das vorher nicht geregelt, entscheidet im Ernstfall niemand — oder alle gleichzeitig, mit widersprüchlichen Anweisungen.

Wer trägt die Verantwortung?

Die Letztverantwortung liegt beim Betreiber der Versammlungsstätte. In der Praxis delegiert der Betreiber die operative Entscheidungsbefugnis aber an zwei Rollen, die im Ernstfall unmittelbar vor Ort handlungsfähig sein müssen:

• Die Veranstaltungsleitung (§38 MVStättVO) — entscheidet über den Abbruch der Veranstaltung insgesamt: Räumung, Einlassstopp, Anordnungen an alle Gewerke (IGVW SQ06 §5).
• Die/der Verantwortliche für Veranstaltungstechnik (VfV, §39 MVStättVO) — entscheidet über die technische Freigabe oder Sperrung bühnentechnischer Einrichtungen und kann den Betrieb bei technischen Mängeln untersagen.

Beide sind in ihrer jeweiligen Funktion weisungsfrei — das heißt, weder der Veranstalter noch der Betreiber können ihnen im Sicherheitsfall eine gegenteilige Anweisung erteilen.

Warum zwei Rollen statt einer?

Das wirkt auf den ersten Blick kompliziert, ergibt aber Sinn: Die VL entscheidet über die Gesamtsituation (Publikum, Ablauf, äußere Umstände wie Wetter), die VfV über die technische Sicherheit der Bühnen- und Studiotechnik. Ein Beispiel: Bei einem Sturmereignis kann die VfV die Bühnentechnik sperren, während die VL parallel über die Räumung des Zuschauerbereichs entscheidet — beide Entscheidungen greifen ineinander, kommen aber aus unterschiedlicher fachlicher Zuständigkeit.

Wer gehört noch in die Entscheidungskette?

Auch wenn nicht jede Rolle formal „abbruchberechtigt“ ist, müssen im Ernstfall mehrere Rollen sofort informiert und eingebunden sein — das ist der Krisenstab: Veranstaltungsleitung, VfV, Brandschutzbeauftragter, Leitung Ordnungsdienst und die Projektleitung auf Veranstalterseite.

Checkliste: Ist eure Abbruch-Entscheidung sauber geregelt?

• Ist schriftlich festgelegt, wer VL und wer VfV ist — inklusive Vertretung bei Ausfall?
• Wissen alle Gewerke (Ordnungsdienst, Technik, Sanität), dass sie im Ernstfall dieser Entscheidungskette folgen müssen?
• Gibt es einen dokumentierten Kommunikationsweg — wer alarmiert wen, in welcher Reihenfolge?
• Wird die Entscheidung selbst (Zeitpunkt, Grund, Person) protokolliert?

Der letzte Punkt wird in der Praxis am häufigsten vergessen — und ist im Streit- oder Versicherungsfall oft der entscheidende.

Von der Theorie zur Praxis

Eine klare Entscheidungskette auf Papier nützt wenig, wenn sie im Ernstfall nicht sofort abrufbar ist. Wie so ein Organigramm mit Abbruch-Entscheidern konkret aussieht, zeigt der verlinkte Artikel.