Organigramm für Veranstaltungen: Vorlage und Praxisbeispiel

Ein gutes Veranstaltungs-Organigramm ist mehr als ein Organisationsschema — es ist der Nachweis, dass Verantwortung, Weisungsbefugnis und Kommunikationswege im Ernstfall funktionieren. Wer schon einmal versucht hat, so ein Organigramm bei null aufzubauen, weiß: Die Normen (MVStättVO, IGVW SQ06, DIN 15750) sagen zwar, welche Rollen es geben muss — aber nicht, wie sie zueinander stehen.

Die zwei Wurzeln jedes Organigramms

Ganz oben stehen immer zwei getrennte Knoten, die nicht miteinander verwechselt werden dürfen:

• Betreiber — verantwortlich für die Versammlungsstätte selbst, bestellt die Veranstaltungsleitung.
• Veranstalter — verantwortlich für die konkrete Veranstaltung, bestellt die Projektleitung.

Beide haben eigene Unterstrukturen, die im Ernstfall zusammenarbeiten müssen.

Pflichtstruktur nach MVStättVO §§38–43

Für genehmigungspflichtige Versammlungsstätten (ab 200 Besuchern indoor / 1.000 outdoor) sieht die Mindeststruktur so aus:

Betreiber
└─ Veranstaltungsleitung (§38) — Abbruch, Anordnungen an alle Gewerke
   ├─ Verantwortliche/r für Veranstaltungstechnik (VfV, §39) — techn. Freigabe/Sperrung
   ├─ Leitung Ordnungsdienst (§43) — Einlass, Kapazität, Evakuierung
   └─ Leitung Sanitätsdienst (§41) — medizinische Erstversorgung

Veranstalter
├─ Projektleitung — Ansprechpartner vor Ort, Koordination Dienstleister
└─ Technische Leitung Veranstaltungstechnik (DIN 15750) — techn. Konzepte, Freigabe Aufbau

Wann kommen weitere Rollen dazu?

• Brandschutzbeauftragter (BSB) und Brandsicherheitswache (BSW): BSW ist nach §41 Abs. 2 MVStättVO nur bei Großbühnen/Szenenflächen über 200 m² verpflichtend — sie steht organisatorisch unter dem BSB, nicht unter der Veranstaltungsleitung.
• Getrennte VfV für Bühne und Licht: Bei Großbühnen über 200 m² oder mehr als 5.000 Besucherplätzen schreibt §40 Abs. 3 MVStättVO vor, dass VfV Bühnentechnik und VfV Beleuchtung unterschiedliche Personen sein müssen.
• Stage Manager, Sachkundige Person Rigging, Head of Power: Bei größeren Produktionen sinnvoll, aber nicht normativ vorgeschrieben — diese Rollen strukturieren das Technik-Department unterhalb der Technischen Leitung.

Wie groß muss das Organigramm sein?

Für eine kleine Veranstaltung (Vereinsfest, wenige hundert Besucher) reicht oft eine sehr schlanke Struktur ohne separate VfV-Bühne/Licht-Trennung. Für ein Festival mit Großbühne dagegen braucht es die volle Struktur inklusive BSW und getrennter Technikleitung. Die Norm gibt hier keine feste Personenzahl vor — entscheidend ist, dass jede sicherheitsrelevante Funktion tatsächlich von jemandem wahrgenommen wird, auch wenn eine Person mehrere Rollen in Personalunion übernimmt.

Von der Vorlage zur echten Besetzung

Eine Vorlage auf Papier hilft nur, wenn sie schnell mit echten Personen, Kontaktdaten und Funkkanälen befüllt werden kann — und wenn sie bei jedem neuen Event nicht komplett neu gezeichnet werden muss. Auch die Frage, wer im Ernstfall eine Veranstaltung abbrechen darf ergibt sich direkt aus dieser Struktur.