Freigaben bei Veranstaltungen dokumentieren: Warum „mündlich okay“ nicht reicht

Die Bühnenstatik ist geprüft, der Feuerwerksplan abgestimmt, die Security-Firma beauftragt — aber wo steht eigentlich, wer das freigegeben hat, und wann? Bei vielen Veranstaltungen laufen solche Freigaben über WhatsApp-Nachrichten oder ein kurzes „Passt, mach mal“. Im Schadensfall ist das ein Problem.

Warum Freigaben überhaupt dokumentiert werden müssen

Drei Gründe, die in der Praxis regelmäßig zuschlagen:

• Haftung: Bei einem Schaden wird gefragt, ob die verantwortliche Stelle die Freigabe erteilt hat — und ob sie dafür zuständig war. Ohne Dokumentation ist das schwer zu belegen.
• Versicherung: Viele Veranstaltungsversicherungen verlangen im Schadensfall einen Nachweis, dass sicherheitsrelevante Freigaben ordnungsgemäß erteilt wurden.
• Nachvollziehbarkeit im Team: Wer war zuletzt für die Bühnenfreigabe zuständig, ist die Frist schon abgelaufen, wartet noch jemand auf eine Antwort? Ohne System verliert man schnell den Überblick.

Was eine gute Freigabe-Dokumentation enthält

• Wer hat die Freigabe angefordert (Antragsteller/in, meist eine bestimmte Rolle im Organigramm)?
• Wer ist zuständig für die Genehmigung — üblicherweise die Rolle, die laut Organigramm die fachliche oder rechtliche Verantwortung trägt (z. B. VfV für technische Freigaben)?
• Eine Frist, bis wann die Freigabe vorliegen muss.
• Eine Kategorie (technisch, behördlich, sicherheitsrelevant, intern) — hilft, Prioritäten zu erkennen.
• Verknüpfte Dokumente — Statik-Nachweis, Genehmigungsschreiben, Prüfprotokoll.
• Der Status-Verlauf: Entwurf → angefordert → genehmigt/abgelehnt/widerrufen, jeweils mit Zeitstempel.

Wer darf genehmigen?

Eine häufige Falle: Jeder im Team kann „Okay“ sagen, aber nicht jeder ist eigentlich zuständig. Sinnvoll ist, die Genehmigungsbefugnis an die Rolle im Organigramm zu knüpfen, die laut Struktur — siehe Organigramm für Veranstaltungen — tatsächlich verantwortlich ist, plus die direkt übergeordnete Rolle als Vertretung.

Praxisbeispiel

Der Bühnenbauer fragt eine Freigabe für den geänderten Rigging-Plan an. Die zuständige Rolle (VfV Bühnentechnik) prüft und genehmigt — mit Kommentar und verknüpftem Prüfprotokoll. Zwei Wochen später, beim behördlichen Vor-Ort-Termin, kann diese Freigabe mit Zeitstempel und Person sofort vorgelegt werden, statt in E-Mail-Postfächern zu suchen.